公共基礎知識：常見公文寫作的幾點注意事項

　　(一)公文標題

　　標題是公文的“眼睛”，擬好標題是寫好公文的必然要求。這里對一些常見的錯誤加以分析，歸納起來的標題十二忌，供大家參考。

　　1、文種要正確

　　一忌不可錯用。公文文種的種類和適用范圍是法定的，不可錯用。主要存在以下幾種病例：

　　報告、請示不分：如《××市人民政府關于解決水利建設資金的報告》，解決水利建設資金需要“請示”，標題應改為《××市人民政府關于解決水利建設資金的請示》;再如《××縣工業普查領導小組關于工業普查準備工作情況的請示》，“工作情況”無須請示，文種應改為“報告”。

　　批復、復函不分：兩個不相隸屬的單位，只能用復函。如《××省人民政府關于××市總體規劃的復函》，是省政府對市政府請示的答復，應把“復函”改為“批復”。

　　公告、通告不分：主要是將“通告”錯用成“公告”，“公告”是屬于向國內外宣布重要事項和法定事項，如在小區門前常見的《××市供電局關于××區域暫時停電的公告》、《××市關于嚴禁在市區養犬的公告》等，都要把“公告”改為“通告”。

　　除此之外，還有通報與決定不分、批復與決定不分、通報與通知不分等錯用情況。

　　二忌不可并用。“文種并用”指兩種法定公文文種在標題中同時出現，比較常見的有“關于××的請示報告”、“關于××的請示函”等。如《××縣民政局關于成立消防科的請示報告》(應將“報告”刪去)，《××縣人民政府關于同意建立××集貿市場給縣工商局的批復函》(應將“函”刪去)。

　　三忌不可自造。擬寫公文標題時，要準確地從本單位所在系統的法定文種中選定，不能自造文種。如《××關于開展××活動的匯報》，“匯報”不屬于公文文種，應改為“報告”。再如《××單位關于增設××科室的申請》，“申請”也不屬于公文文種，應改為“請示”。

　　四忌不可省略。公文標題中表示公文文種的名詞，無論在什么情況下都不能省略。如《××市人民政府批轉市規劃局關于實施城市規劃管理的請示》，這不是“請示”而是批轉性通知，應改為《××市人民政府批轉市規劃局關于實施城市規劃管理的請示的通知》。

　　2、事由要準確

　　五忌不可隨意省略。“事由”即公文的主要內容。某些公告，若正文特別簡短，概括事由又很冗長，省略事由未嘗不可，但事由在多數情況下是不可以省略的。如《××省人民政府關于……的決定》，不能省略為《××省人民政府決定》;《××省科學技術委員會關于詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》，不能省略為《××省科學技術委員會的函》。

　　六忌不可繁復冗贅。繁復冗贅的公文標題往往含混不清，讓人難解其意。避免此病誤的關鍵是善于概括和精練詞語。如《國務院批轉財政部等部門關于制止亂開減收增支口子的報告的通知》，對聯合發文的幾個部門和批轉公文的主要內容都進行了概括，擬制得簡潔、規范。

　　另外，對層層轉發，即轉發層次較多的公文，盡量不要出現《××縣人民政府關于轉發××市人民政府關于轉發××省人民政府關于轉發國務院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直轉法”處理，將標題簡化為《××縣人民政府關于轉發國務院……的通知》。

　　七忌不可簡而不明。簡而不明的公文標題，往往似是而非，改正時須根據公文內容恰當地提煉出事由。如《××航運管理所航行通告》，根據文件內容，可改為《××航運管理所關于確保施工和航行安全的通告》;再如《××縣人民政府關于國慶節的通知》，事由“國慶節”太簡單，可改為《××縣人民政府關于國慶節放假的通知》。

　　八忌不可錯用詞語。此處主要指批轉性通知和轉發性通知中“批轉”與“轉發”的錯用。如區縣局報來關于實施民生計量的意見，市局如同意在全市質監系統執行，則應“批轉”文種;而對省局或國家總局下發的文件，我們就會用“轉發”。在擬制這類標題時，要根據行文關系來確定用“批轉”還是“轉發”。“批轉”是先批示再轉發，因此只有上級機關才有權批轉下級機關的來文。

　　還有一種情況是在“報告”、“請示”中濫用了“上報”、“呈報”、“申請”、“要求”、“請求”等報請性詞語。如《××市工商行政管理局關于上報加強工商行政管理工作的報告》，“上報”與“報告”重復，應把“上報”刪去。再如《××市人民政府關于請求解決水利建設資金的請示》，“請求”和“請示”重復，應把“請求”刪去。

　　3、形式要規范

　　九忌不可出現語病。各種語病在公文標題中都有可能出現，比如搭配不當，語序不當，成分殘缺，成分多余，句式雜糅等，應運用語法、修辭、邏輯知識加以改正。如：《××學校關于加快發展本校彩色印刷品生產若干措施的通知》，這個標題動賓搭配失當，文種使用不當：“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品生產” 而不能是“若干措施”;若文件內容有“決定采取以下措施”等語，應將“通知”改為“決定”?！?times;×省教育廳關于加強普通高校保衛工作若干問題的試行意見》，這個標題有多項錯誤：一是動賓搭配不當，“加強”的賓語應是“保衛工作”而不能是‘若干問題”;二是“若干問題”不能限定“試行意見”;三是“意見”屬于導向性和參考性文書，不具有強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

　　十忌不可隨意省略或錯用介詞“關于”。介詞“關于”在標題中不可濫用，也不可隨意省略，而且位置必須正確。如(舉例)《××局優先辦公室生活待遇的通知》，缺少“關于”，應在“××局”后加上“關于”;《關于××市財政局向××市物價局聯系臨時住房問題的函》，“關于”位置不當，應將“關于”移至“財政局”后。“關于”濫用主要表現在層層轉發的公文標題中，如《××關于轉發××關于××的通知》，前面的“關于”可省略，因發文機關是“轉發”這一動作的施事者，省略“關于”不會產生歧義。但在兩個“關于”相距較遠且不大拗口的情況下，則以不省略為好。

　　十一忌不可濫用或錯用標點符號?！秶倚姓C關公文處理辦法》明確規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名符號外，一般不用標點符號。”公文標題中贅加或錯用標點符號的問題一直比較嚴重。其主要表現，一是批轉(轉發、發布)法規、規章，不用書名號而錯用引號，如《××省人民政府關于學習宣傳“中華人民共和國森林法”的通知》，應把引號改為書名號;二是批轉、轉發或批復非法規性公文(如請示、報告、意見等)，濫用書名號，如《××縣人民政府批轉縣經委〈關于加快經濟適用房建設的意見〉的通知》，其中“意見”不屬于法規，應去掉書名符號;三是不必使用其他標點符號而隨意使用，如《××縣勞動局關于推薦訂購企業二、三級人員定額定員方法講座錄像片的函》，其中的頓號不能使用;四是標點符號標錯位置，如《××省人民政府關于轉發國務院〈關于職工工作時間的規定〉的通知》，應改為《××省人民政府關于轉發〈國務院關于職工工作時間的規定〉的通知》。

　　十二忌不可不講究文字排列。標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞拆開。許多公文標題在文字排列上很不講究，主要病誤是未能盡量保持詞或詞組的完整性以及字數搭配上的勻稱。有的將一個合成詞拆開排成兩行，有的行與行字數相差懸殊，有的因排列不當造成錯誤語意等等。[page]

　　(二)漢字的使用規范。

　　1、定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如，一律，二倍體，四書五經，五四運動，十一屆三中全會，十屆全國人大三次會議。

　　2、相鄰的兩個數字并列連用表示概數，必須使用漢字，期間不能用頓號“、”隔開，如，三五天，兩三人，十之八九不能寫成三、五天，兩、三人，十之八、九。

　　3、含有月日簡稱表示事件、節日和其他意義的詞組的數字要求使用漢字。如果涉及一月、十一月、十二月，應用間隔號“•”將表示月和日的數字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號。是否使用引號，視事件的知名度而言。如五四運動，“一二•九”運動，“九一三”事件。

　　4、概數、約數數字的書寫。概率(或模糊)數字在文件中出現，應當模糊一頭，而不能模糊兩頭。如，近百人或百人左右，不能寫或“近百人左右”;80%以上或接近80%，不能寫成“接近80%以上”等。

　　5、文章標題序號標寫問題。根據國務院的統一規定，文件標題序號標寫采用漢字和阿拉伯數字混合使用的編排方式，其標準格式是，第一層為“一、”，第層二“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。

　　6、關于語序的問題。句子中使用的定語、狀語等中心詞修飾不當，容易產生語義混亂。如“今天，我們學了兩個國務院文件”，這里用“兩個”修飾國務院顯然是不對的，國務院只有一個，修飾的應該是文件，應改為“今天，我們學習了國務院的兩個文件。”常見的還有“原國務院總理朱容基參加了座談會。”此處， “原”修飾的應該是“總理”，國務院沒有原來和現在之分，應改為“國務院原總理朱容基參加了座談會”。

　　同時，還有主體變化，側重點相應轉移。

　　(三)引用規范。

　　常見的引用病誤，主要有以下幾種：

　　1、引用不規范。例如，有一份通知的開頭是：“根據市委(2004)6號文件的要求……”根據《國家行政機關公文處理辦法》第二十八條第三項的規定，引用公文“應當先引標題，后引發文字號”。公文中如涉及對有關法律、法規的引用，必須注意寫其全稱或規范性簡稱，不能隨意裁剪。例如，我們經常碰見的行政執法中會用到法律、法規，如行政起訴方面的，此時不能用口語里的“根據《行訴法》第某條，”而應改為《中華人民共和國行政訴訟法》或我國《行政訴訟法》。

　　2、引用不準確。不能因為文件標題較長，在引用時就濫行省略，以免影響其準確性。

　　3、引用不得體。主要有兩方面的表現。其一是所因內容與上下文之間的銜接不夠緊湊，給人以不協調感。例如有一篇題為《在改革中探索發展縣辦工業的新路子》的調查報告，其中有這樣一段文字：“我市十個縣辦工業是在原來手工業社的基礎上，在大躍進和大辦農業時期，圍繞為農業服務這個中心，用土法上馬、因陋就簡的方法發展起來的。毛澤東同志指出：沒有什么困難可以阻礙人的前進，只要奮斗，加以堅持，困難就趕跑了……”此例所引毛澤東同志的指示，目的在于說明該市十個縣辦工業克服困難、艱苦創業的斗爭精神，但與上下文意不連貫，引用是多余的，應將其刪掉。

　　其二是引用有損公文的莊嚴風格。例如《中共××市紀律檢查委員會關于嚴肅處理××貪污問題的通報》中有一段文字：“作為黨員領導干部，本應以身作則，克己奉公，用人民給的權力，忠實地為人民創業造福。而××相反，他無視黨紀國法，采用多種手段，與人合伙貪污人民幣×萬元，真可謂電線桿上綁雞毛—撣(膽)子不小。”此引用歇后語與通報文體的性質要求不協調，有損于該文體的莊重性和嚴肅性，應將其刪掉。

　　4、引用無序。公文中涉及對有關公文或經典著作的版次、卷次、頁數、法律、法規條款項目等的引用，要注意順序。譬如剛才講的引用有關公文或文件的注意事項。又如對版次、卷次、頁數的引用，如引用《鄧小平文選》的某段話，應標注為(《鄧小平文選》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39 頁)。再如，對法律條款的引用，應是“條、款、項”的順序。